Privacyverklaring | De Après Ski / After Hours Society B.V.
1. Inleiding
De Après Ski / After Hours Society B.V. (hierna: “wij”, “ons” en “onze”) hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, van wie wij deze ontvangen, voor welke doeleinden wij deze gebruiken, op welke juridische grondslagen deze verwerkingen berusten, met welke derden persoonsgegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang wij persoonsgegevens bewaren, of persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven en welke rechten betrokkenen hebben.
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door ons in het kader van onze dienstverlening en bedrijfsvoering, waaronder het verstrekken van informatie over reizen en aanverwante diensten, het voorbereiden, aanbieden, verkopen, boeken, organiseren, bemiddelen en uitvoeren van pakketreizen en andere reisdiensten, het afhandelen van aanvragen, het onderhouden van contact met klanten en reizigers, het beheren van boekingen en reizigersgegevens, het verwerken van betalingen, het digitaal vastleggen of ondertekenen van documenten en het gebruik van onze website.
2. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is De Après Ski / After Hours Society B.V., gevestigd aan Prinsengracht 769, 1017 JZ te Amsterdam.
Wij zijn bereikbaar via onze website www.apresskisociety.com en via de contactgegevens die daarop zijn vermeld. Vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kunnen via die contactgegevens aan ons worden gericht.
3. Van wie wij persoonsgegevens verwerken
Wij verwerken persoonsgegevens van personen die contact met ons opnemen, van personen die een aanvraag doen of interesse tonen in een reis of andere dienstverlening, van klanten met wie wij een overeenkomst sluiten of beogen te sluiten, van reizigers en andere personen die gebruik maken van onze dienstverlening, van personen die door een klant, hoofdboeker of contactpersoon worden aangemeld in het kader van een boeking of deelname, van gebruikers van door ons gebruikte digitale omgevingen voor boekingen, reizigersregistratie, betalingen of documentvastlegging, en van bezoekers van onze website.
4. Hoe wij persoonsgegevens verkrijgen
Wij verkrijgen persoonsgegevens in beginsel rechtstreeks van de betrokkene, bijvoorbeeld wanneer de betrokkene contact met ons opneemt via de website, e-mail, telefoon, WhatsApp of andere communicatiekanalen, een aanvraag indient, een overeenkomst aangaat, gegevens invoert in een digitale omgeving, een betaling verricht of documenten digitaal ondertekent.
Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens ontvangen via een klant, hoofdboeker, contactpersoon of medereiziger die mede namens andere betrokkenen handelt. In dat geval kan het onder meer gaan om contactgegevens, boekingsgegevens, reisgegevens, deelnamegegevens en andere gegevens die noodzakelijk zijn voor de voorbereiding, uitvoering en administratieve afwikkeling van de overeenkomst.
Indien persoonsgegevens door een klant, hoofdboeker of andere vertegenwoordiger aan ons worden verstrekt ten behoeve van een andere betrokkene, gaan wij ervan uit dat die persoon bevoegd is die gegevens te verstrekken en de betreffende betrokkenen adequaat heeft geïnformeerd over deze verwerking.
5. Welke persoonsgegevens wij verwerken
Afhankelijk van de aard van het contact en de dienstverlening kunnen wij persoonsgegevens verwerken zoals naam, aanhef, geslacht voor zover relevant, geboortedatum, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres en overige contactgegevens. Daarnaast kunnen wij boekingsgegevens, reisgegevens, deelnamegegevens, contractgegevens, communicatiegegevens, betaalgegevens, bankgegevens en informatie over openstaande, voldane of gespreide betalingen verwerken.
Voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering of afwikkeling van de overeenkomst kunnen wij tevens paspoortgegevens of een kopie van een paspoort verwerken. Ook kunnen wij gegevens verwerken over bijzondere wensen of persoonlijke omstandigheden die relevant zijn voor de dienstverlening.
Voor zover betrokkenen of hun vertegenwoordigers aan ons informatie verstrekken over allergieën, dieetwensen, medische bijzonderheden of andere gevoelige persoonlijke omstandigheden, verwerken wij deze uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de voorbereiding of uitvoering van de dienstverlening en voor zover de AVG daarvoor een rechtsgeldige grondslag biedt.
Daarnaast kunnen wij technische gegevens verwerken over het gebruik van de website, zoals IP-adres, browsergegevens, apparaatgegevens, cookiegegevens en gegevens over het gebruik van de website.
6. Doeleinden en grondslagen van de verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven doeleinden en op basis van een toepasselijke juridische grondslag.
Wij verwerken persoonsgegevens voor het behandelen van aanvragen, het uitbrengen van aanbiedingen, het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten met betrekking tot pakketreizen en andere reisdiensten, het registreren van reizigers, het beheren van boekingen, het verwerken van betalingen, het vastleggen van reis- en reizigersinformatie en het digitaal vastleggen of ondertekenen van documenten. Deze verwerking berust op de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst of voor het nemen van maatregelen op verzoek van de betrokkene vóór het sluiten van de overeenkomst.
Wij verwerken persoonsgegevens tevens om te communiceren over aanvragen, offertes, boekingen, reizen, betalingen, wijzigingen, operationele zaken, veiligheidsaspecten, klantenservice en andere onderwerpen die samenhangen met onze dienstverlening. Deze verwerking berust op de uitvoering van de overeenkomst en, waar nodig, op ons gerechtvaardigd belang bij een behoorlijke organisatie en documentatie van onze dienstverlening.
Wanneer een klant, hoofdboeker of contactpersoon persoonsgegevens van andere reizigers aan ons verstrekt, verwerken wij die gegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de voorbereiding, uitvoering en administratieve afwikkeling van de betreffende overeenkomst. Deze verwerking berust op de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om de reis en de bijbehorende communicatie en administratie mogelijk te maken.
Voor zover noodzakelijk verwerken wij paspoortgegevens en andere voor de reisuitvoering relevante gegevens ten behoeve van identificatie, boekingsadministratie, communicatie met uitvoerende partijen en het voldoen aan vereisten die rechtstreeks samenhangen met de dienstverlening.
Voor zover betrokkenen gegevens over allergieën, dieetwensen, medische bijzonderheden of vergelijkbare omstandigheden aan ons verstrekken, verwerken wij deze uitsluitend voor zover dat strikt noodzakelijk is voor de door de betrokkene verzochte dienstverlening en voor zover de AVG daarvoor een toelaatbare grondslag biedt, zoals uitdrukkelijke toestemming of een andere toepasselijke wettelijke uitzondering. Dergelijke gegevens worden door ons terughoudend verwerkt en beperkt tot hetgeen noodzakelijk is.
Wij verwerken persoonsgegevens verder voor onze financiële administratie, het voldoen aan fiscale en andere wettelijke verplichtingen, het voeren van een deugdelijke administratie en het onderbouwen van aanspraken of verweren in rechte. Deze verwerking berust op een wettelijke verplichting en, voor zover relevant, op ons gerechtvaardigd belang.
Ook kunnen wij persoonsgegevens verwerken voor het beveiligen van systemen en processen, het voorkomen van misbruik, het beheersen van betalingsrisico’s, het beschermen van bedrijfsbelangen en het bewaken van de kwaliteit van onze dienstverlening. Voor zover deze verwerkingen niet reeds noodzakelijk zijn voor de overeenkomst of een wettelijke verplichting, berusten zij op ons gerechtvaardigd belang.
Voor het verzenden van commerciële communicatie en voor het plaatsen of uitlezen van niet strikt noodzakelijke cookies of vergelijkbare technologieën vragen wij, voor zover wettelijk vereist, voorafgaande toestemming. Die toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken.
7. Verplichte verstrekking van persoonsgegevens
Het verstrekken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het voorbereiden, aangaan en uitvoeren van een overeenkomst is een voorwaarde om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Indien dergelijke gegevens niet worden verstrekt, kunnen wij mogelijk geen overeenkomst sluiten, geen boeking verwerken, geen deelname registreren, geen betaling afwikkelen of de dienstverlening niet of niet volledig uitvoeren.
Voor zover persoonsgegevens uitsluitend worden verwerkt op basis van toestemming, zoals in bepaalde gevallen bij marketing of niet strikt noodzakelijke tracking, is het verstrekken daarvan niet verplicht.
8. Met wie wij persoonsgegevens delen
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen of op basis van een andere geldige juridische grondslag.
Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met aanbieders van IT-, hosting-, cloud-, communicatie- en softwarediensten, met aanbieders van systemen voor relatiebeheer, boekingen, reizigersadministratie, documentvastlegging, betalingen en administratie, met betaaldienstverleners en banken, met marketing- en analysedienstverleners voor zover rechtmatig, met reisorganisatoren, accommodaties, vervoerders, activiteitenaanbieders en andere uitvoerende of ondersteunende partijen die betrokken zijn bij de voorbereiding, organisatie, uitvoering of afwikkeling van de reis of andere dienstverlening, en met bevoegde autoriteiten of andere derden voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn of dit noodzakelijk is voor de bescherming van onze rechten of belangen.
Indien een derde persoonsgegevens in onze opdracht verwerkt, treffen wij voor zover wettelijk vereist passende contractuele waarborgen, zoals een verwerkersovereenkomst.
9. Doorgifte buiten de EER
In het kader van onze dienstverlening kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door dienstverleners of andere partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte of vanuit een land buiten de Europese Economische Ruimte diensten verlenen. Indien persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de Europese Economische Ruimte waarvoor geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie geldt, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een andere wettelijk toegestane doorgiftegrond.
Betrokkenen kunnen contact met ons opnemen voor nadere informatie over de toepasselijke waarborgen.
10. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of noodzakelijk is in verband met juridische aanspraken.
Gegevens naar aanleiding van contact of een aanvraag die niet tot een overeenkomst leidt, bewaren wij in beginsel tot maximaal twaalf maanden na het laatste contactmoment, tenzij er een goede reden bestaat deze langer te bewaren, bijvoorbeeld in verband met een geschil of opvolging van een verzoek.
Gegevens die samenhangen met een overeenkomst, boeking, deelname of betaling bewaren wij gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna zolang dit noodzakelijk is voor administratie, dossiervorming, klachtenafhandeling, geschillen en juridische aanspraken.
Fiscale en administratieve gegevens bewaren wij conform de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, waaronder in elk geval de fiscale bewaartermijn van zeven jaar.
Paspoortgegevens en gegevens over allergieën, dieetwensen, medische bijzonderheden en andere voor de reisuitvoering relevante gegevens bewaren wij niet langer dan noodzakelijk is voor de voorbereiding, uitvoering en afwikkeling van de betreffende dienstverlening, tenzij langere bewaring noodzakelijk is in verband met incidenten, klachten, geschillen, verzekeringskwesties of wettelijke verplichtingen.
Communicatiegegevens en digitaal vastgelegde of ondertekende documenten bewaren wij zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor dossiervorming, bewijsdoeleinden en rechtszekerheid.
Waar mogelijk en passend verwijderen wij persoonsgegevens eerder of schermen wij deze af.
11. Cookies en vergelijkbare technieken
Wij maken op onze website gebruik van cookies en vergelijkbare technieken voor het technisch functioneren van de website, het verbeteren van de gebruikservaring, het analyseren van het gebruik van de website en, voor zover van toepassing, marketing- en remarketingdoeleinden.
Voor zover cookies of vergelijkbare technieken niet strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website, vragen wij vooraf toestemming via de cookiebanner. Een gegeven toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken of aangepast.
Via cookies en vergelijkbare technieken kunnen onder meer IP-adres, browsergegevens, apparaatgegevens, surfgedrag en interacties op de website worden verwerkt. Nadere informatie over de gebruikte cookies en over het beheren van cookievoorkeuren wordt verstrekt via de cookiebanner en/of een afzonderlijke cookieverklaring.
12. Beveiliging van persoonsgegevens
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen voor wie die toegang noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
Indien wij gebruikmaken van externe dienstverleners, verlangen wij van hen eveneens passende beveiligingsmaatregelen. Ondanks de getroffen maatregelen kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen. Wij evalueren onze beveiligingsmaatregelen daarom periodiek en passen deze waar nodig aan.
13. Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben voor betrokkenen of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Beslissingen over aanvragen, boekingen, deelname en de uitvoering van onze dienstverlening worden genomen met menselijke tussenkomst.
14. Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben, voor zover de wet daarin voorziet, het recht op inzage in hun persoonsgegevens, rectificatie van onjuiste persoonsgegevens, verwijdering van persoonsgegevens, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op gerechtvaardigd belang.
Voor zover de verwerking is gebaseerd op toestemming, heeft de betrokkene het recht die toestemming te allen tijde in te trekken. Intrekking van toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan die intrekking onverlet.
Verzoeken met betrekking tot de uitoefening van privacyrechten kunnen aan ons worden gericht via de contactgegevens op onze website. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te verifiëren en zullen een dergelijk verzoek behandelen binnen de geldende wettelijke termijnen.
Betrokkenen hebben daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
15. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. De meest actuele versie wordt via onze website beschikbaar gesteld. Indien een wijziging van wezenlijke aard is, zullen wij betrokkenen daarover op passende wijze informeren.
16. Contact
Voor vragen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kan contact met ons worden opgenomen via de contactgegevens zoals vermeld op onze website www.apresskisociety.com.
